TUGAS ADMINISTRASI KEUANGAN KELAS XI ADMINISTRASI PERKATORAN

TUGAS ADMINISTRASI KEUANGAN KELAS XI ADMINISTRASI PERKATORAN

TUGAS 1 : Pengertian Dan Fungsi Administrasi Keuangan

1.   Carilah dari berbagai sumber pengertian dari : a.  Administrasi

b.  Administrasi Keuangan

2.   Jelaskan komponen-komponen administrasi keuangan 3.  Jelaskan Fungsi Administrasi Keuangan berikut :

a.    Fungsi Investasi

b.     Fungsi Mencari Dana

c.    Fungsi Pembelanjaan

d.    Fungsi Pembagian Laba

4.  Jelaskan apa itu Job Description, kemudian carilah contoh job description petugas administrasi keuangan !

Jawaban

1.a Pengertian Administrasi

  Pengertian Administrasi  secara umum  adalah suatu bentuk usaha dan kegiatan yang

berkaitan dengan pengaturan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan.

  Pengertian Administrasi secara sempit  ialah suatu bentuk kegiatan yang meliputi catat-

mencatat, surat-menyurat, pembukuan sederhana, ketik-mengetik, dan sebagainya yang mempunyai sifat teknis ketatausahaan.

  pengertian administrasi secara luas ialah segala bentuk proses kerja sama dari dua orang

atau lebih untuk mencapai tujuannya dengan memanfaatkan sarana dan prasana khusus secara berdaya guna dan berhasil guna.

1. b Pengertian Administrasi Keuangan

administrasi keuangan adalah pengelolaan yang meliputi seluruh aktifitas yang berkaitan dengan keuangan untuk mencapai tujuan sebuah organisasi ataupun perusahaan tertentu. Dengan adanya administrasi keuangan yang baik, maka akan tercipta suasana kerja yang lebih nyaman serta produktif. Hal ini juga akan mendorong terciptanya keuangan yang lebih tertata dan lebih baik bagi suatu perusahaan tertentu. Tidak perlu khawatir dengan rumitnya rumus dan ketentuan yang ada karena hasilnya akan sangat baik bagi bisnis.

2. Komponen-komponen administrasi keuangan

Sebagai bentuk pengelolaan perlu ada beberapa komponen di dalam administrasi keuangan. Komponen administrasi keuangan terdiri dari hal-hal berikut :

1.   Perencanaan keuangan. Perencanaan keuangan yaitu merencanakan pemasukan dan

pengeluaran keuangan ataupun aktivitas-aktivitas lainnya dalam kurun waktu tertentu.

2.   Penganggaran keuangan. Pemasukan, pengeluaran, maupun aktivitas yang telah direncanakan sebelumnya, kemudian didetailkan dan dibuatkan anggarannya.

3.   Pengelolaan keuangan. Penggunaan dana sedemikian rupa agar dapat bermanfaat secara maksimal.

4.   Pencarian keuangan. Upaya mendapatkan pendanaan agar segala aktivitas organisasi dapat berjalan lancar.

5.   Penyimpanan keuangan. Upaya pengumpulan dana organisasi dan menyimpannya secara

aman.

 

6.   Pengendalian keuangan. Berkaitan dengan penialaian dan perbaikan sistem ataupun kineja keuangan di dalam organisasi.

7.   Peeriksaan keuangan. Berkaitan dengan pemeriksaan atau audit internal terhadap penggunaan keuangan agar penyimpanan dapat dicegah.

3. a Fungsi Investasi

Fungsi investasi, meliputi pengelolaan dana ke dalam aktiva-aktiva yang akan di gunakan untuk mencapai tujuan tersebut. Dana tersebut bisa berasal dari modal sendiri atau dari luar. Secara

garis besar, keputusan investasi dapat dikelompokkan ke dalam dua jenis, yaitu sebagai berikut.

    Investasi jangka pendek, meliputi investasi dalam kas, persediaan, piutang, dan lain-lain.

    Investasi  jangka  panjang,  berupa  gedung,  tanah,  peralatan  produksi,  kendaraan,  dan  lain- lain.

3.b Fungsi Mencari Dana

3.c  Fungsi Pembelanjaan

3. d Fungsi Pembagian Laba

4.

contoh contoh atau bagian-bagian pada  Job description adalah sebagai berikut :

1) Manajer Umum (General Manager)  

Manejer utama mempunyai wewenang tertinggi perusahaan yang bertanggung jawab atas berlangsungnya segala kegiatan perusahaan meliputi memimpin mengatur, membimbing dan mengarahkan organisasi perusahaan, dimana kegiatan tersebut untuk mencapai prestasi yang tinggi dalam menghasilkan produk-produk berkualitas dengan jaminan sistem mutu yang selalu terjaga dan dilaksanakan secara konsisten.

2) Manajer Pabrik (Factory Manager)  

Manajer pabrik bertugas dan bertanggung jawab dalam mengatur dan mengawasi kegiatan yang berhubungan dengan produksi dan mengambil tindakan untuk kelancaran jalannya proses produksi. Selain itu manajer pabrik memiliki tugas dan tanggung jawab:

(a)   Merencanakan,    mengkoordinasi,     mengarahkan     dan     mengendalikan kegiatan manufacturingyang meliputi PPIC, produksi, teknik purchasing dan gudang

 

untuk memperlancar proses pencapaian sasaran perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.

(b)   Meningkatkan usaha dalam bidang peningkatan mutu produk, produktifitas kerja dan pengendalian biaya operasional secara kontinu.

(c)  Mengatur dan mengendalikan prosesmanufacturing sesuai dengan standar yang ditentukan.

3)     Supervisor Produksi (Production Supervisor) 

Supervisor produksi bertugas menyempurnakan organisasi, prosedur dan sistem kerja guna

pencapaian dalam semua aspek. Menyediakan kebutuhan sarana dan fasilitas kerja sesuai dengan persyaratan.

4)     Manajer Teknik (Manager Technical) 

Bertugas merencanakan, mengkoordinasi dan mengendalikan kegiatan teknik sehingga dapat menjamin kelancaran operasional mesin produksi dan sarana penunjang. Membuat perencanaan kerja yang diselaraskan dengan tujuan manajemen khususnya dalam kegiatan yang menyangkut teknik. Menjaga pelaksanaan perawatan dan perbaikan mesin.

5)     Manajer Gudang (Warehouse Manager) 

Manajer gudang bertugas merencanakan dan mengendalikan kegiatan pergudangan, sehingga tercapai tujuan utamanya, diantaranya keamanan, keakurasian jumlah dan kebutuhan barang yang dikelola, dengan melaksanakan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan manajemen. Menerapkan prosedur kerja, termasuk syarat-syarat, keselamatan dan kesehatan kerja (K3) untuk menjaga dan memelihara semua aset perusahaan berupa aset tetap atau aset tidak tetap. Menjaga kelancaran dan pelaksanaan semua kegiatan arus

transaksi barang melalui penentuan tata letak gudang serta penunjang tenaga pelaksana, agar tercapai pemanfaatan fasilitas dan optimalisasi tenaga kerja.

 

TUGAS ADMINISTRASI KEUANGAN KELAS XI ADMINISTRASI PERKATORAN

TUGAS 2 : (Pengelolaan Dana Kas Kecil)

1.  Jelaskan pengertian kas kecil menurut pendapat anda ! 2.  Sebutkan contoh-contoh kas perusahaan!

3.   Sebutkan tujuan dibentuknya kas kecil !

4.   Jelaskan mengenai metode pembukuan kas kecil, kemudian jelaskan kelebihan dan kelemahan dari masing-masing metode pembukuan kas kecil!

5.   Gambarkan bagan prosedur penanganan kas kecil !

6.   Carilah contoh Voucher Kas Kecil kemudian jelaskan kegunaannya !

Jawaban

1. Pengertian kas kecil :

Kas kecil atau petty cash adalah uang tunai yang di sediakan untuk membayar pengeluaran- pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonimis bila dibayar dengan cek.

2. Contoh-contoh kas perusahaan :

1. 

2. 

3. 

3. Tujuan dibentuknya kas kecil :

     Untuk membayar pengeluaran-pengeluaran perusahaan yang jumlah nominalnya kecil.

     Sebagai dana talangan untuk membayar pengeluaran yag sifatnya mendadak

     Sebagai   dana   langsung   untuk   jenis-jenis   pembayaran   yang   tidak   praktis   apabila menggunakan cek

     Untuk mempercepat proses pembayaran yang tidak raktis apabila menggunakan lampiran keuangan yang perlu ditandatagani direktur terlebih dahulu

4. Metode pembukuan kas kecil, kelebihan dan kelemahan dari masing-masing  metode pembukuan kas kecil :

     Sistem dana tetap (Imprest Fund Syistem)

 

Sistem dana tetap (Imprest Fund Syistem) adalah metode pembukuan kas kecil dimana

 jumlah dana kas kecil selalu sama pada setiap pembukuan buku kas baru a)      Keuntungan menggunakan system imprest ini yaitu :

-    Menghemat waktu dalam pembukuan

-    Memudahkan     untuk     mengetahui     setiap    pengeluaran berdasarkan      pos- pos pengeluaran pada setiap pembukuan

- Karena jumlah dana kas per periode selalu sama sehingga memudahkan bendahara untuk menentukan jumlah dana perbagian/ unit per periode Pemegang

kas/pimpinan akan berhati-hati dalam mengelola keuangannya mengingat dalam system ini tidak ada penambahan dana ditengah periode

b)    Kerugian menggunakan system imprest fund system ini adalah:

-    Hanya dapat mengecek saldo kas di akhir bulan / akhir transaksi

- Petugas kas kecil atau sekretaris tidak dapat sewaktu-waktu mengambil/mengisi kas

- Tidak dapat sewaktu waktu mengecek dana kas

      Sistem dana tidak tetap (Fluctuation Fund System

Sistem dana tidak tetap (Fluctuation Fund System) adalah metode pembukuan dana kas kecil dimana jumlah kas kecil selalu berubah-ubah pada saat pembuatan kas baru

a)    Keuntungan menggunakan system dana tidak tetap ini adalah:

-      Saldo kas kecil dapat diketahui setiap saat

-      Apabila dana kas kecil tidak cukup administrasi atau petugas kas kecil dapat

meminta/mengambil dana kembali

-      Dana awal tiap periode selalu sama

-      Mudah dilakukan pengontrolan terhadap buku kas b)     Kerugian menggunakan system dana tidak tetap adalah:

-      Tidak dapat diketahui pengeluaran terbanyak digunakan untuk apa

5. Gambar bagan prosedur penanganan kas kecil

 

6. Contoh Voucher Kas Kecil dan kegunaannya

Voucher kas kecil adalah lemabaran formulir yang digunakan dalam pengelolaan dana kas kecil, yang fungsinya untuk mencatat transaksi yang tidak mempunyai bukti transaksi seperti kuitansi, faktur, atau nota.

Pada prosedur pengelolaan kas kecil, apabila transaksi tersebut tidak mempunyai bukti, sebagai ganti bukti transaksi dapat menggunakan voucher kas kecil.

Langkah-langkah penggunaan sistem voucher adalah sebagai berikut :

1.   Setelah menerima pemberitahuan dari atasan atau pimpinan bahwa ada transaksi yang tidak

memiliki bukti transaksi, ambil form voucher kas kecil, lalu catat data yang diberitahukan kemudian minta tanda tangan atasan atau pimpinan.

2.   Catat data voucher kas kecil pada buku kas keluar, lalu minta tanda tangan atasan atau pimpinan.

3.   Keluarkan uang sejumlah nilai pada voucher tersebut.

Sebagai contoh Adinda membli ATK (Alat Tulis Kantor) sebesar Rp500.000, Adinda tidak mempunyai bukti transaksi, dengan demikian transaksi tersebut akan dicatat ke dalam voucher.

Pencatatannya adalah sebagai berikut:

 

TUGAS ADMINISTRASI KEUANGAN KELAS XI ADMINISTRASI PERKATORAN

TUGAS 3 : Bukti-Bukti Transaksi

1.   Jelaskan perbedaan bukti transaksi ekstern dan bukti transaksi intern !

2.   Carilah 5 contoh bukti transaksi ekstern kemudian jelaskan kegunaannya ! 3.  Carilah 5 contoh bukti transaksi intern kemudian jelaskan kegunaannya !

Jawaban

1. Perbedaan bukti transaksi ekstern dan bukti transaksi intern

a.  Transaksi Ekstern

Transaksi Ekstern yaitu transaksi keuangan yang terjadi di perusahaan dengan pihak luar perusahaan, seperti pembelianbarang, pembayaran utang, penerimaan piutang, dan lain sebagainya. Bukti transaksi ada berbagai macam seperti misalnya faktur, nota kontan, cek, nota debet, dan nota kredit, tergantun pada jenis transaksinya. Bukti ekstern merupakan bukti pengeluaran uang bisa diperoleh dari kuitansi yang dibuat serta ditanda tangani oleh pihak penerima uang.

b.  Transaksi Intern

Transaksi Intern yaitu suatu transaksi keuangan yang terjadi di dalam perusahaan, seperti

misalnya pemakaian perlengkapan, penyusutan dan lain sebagainya. Bukti Transaksi Intern merupakan bukti transaksi yang khusus dibuat oleh dan untuk intern perusahaan.

2. 5 contoh bukti transaksi ekstern dan kegunaannya a. Kwitansi

Pengertian Kwitansi adalah bukti yang digunakan saat transaksi penerimaan sejumlah uang. Kwitansi dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang dan diserahkan kepada yang melakukan pembayaran.

Pada umumnya kwitansi sendiri terdiri dari dua bagian, bagian pertama diberikan kepada pihak yang membayar untuk bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal (Sub atau bonggol kuitansi) dapat dijadikan sebagai bukti pencatatan penerimaan uang.

 

Kwitansi dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang dan diserahkan kepada yang melakukan pembayaran.

b. Nota Kontan

Pengertian Nota kontan adalah dokumen yang dibuat dan dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Lembar yang pertama (asli) diserahkan kepada pihak pembeli dan copynya disimpan oleh pihak penjual sebagai bukti transaksi atas penjualan tunai.

c. Faktur ( Invoice )

Pengertian Faktur  merupakan pernyataan tertulis mengenai barang yang dijual, baik

 Fjuamktluarh  bdearnfu  hnagrsgi aunnytau. kF  abkathuarn  d  pikeerltuimarbkan goalne hp  epmihbakek liy aunngt umk emnjeunael liktei pbaadran  pgi-hbaakr apnegm  ybaenlgi. dibelinya. Bukti ini akan diperlukan juga loh saat terjadi retur pembelianatau retur penjualan. 

Faktur sendiri dibedakan menjadi dua yaitu faktur pembelian dan faktur penjualan. Bagi pihak pembeli, faktur yang diterima merupakan faktur pembelian, tetapi bagi penjual, faktur yang diterima merupakan faktur penjualan.

 

 

d. Nota Kredit

Pengertian Nota kredit  merupakan bukti transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijual (pengembalian), nota kredit dikeluarkan oleh pihak penjual. Bukti ini berfungsi sebagai alat persetujuan dari pihak penjual atas permohonan pengurangan harga dari pihak pembeli karena barang yang diterima mengalami kerusakan dan atau tidak sesuai dengan pesanan pembeli.

e. Nota Debet

Pengertian Nota debet adalah dokumen transaksi sebagai permintaan pengurangan harga kepada pihak penjual atau bukti yang berisi informasi yang menyatakan tentang

pengiriman kembali barang yang tidak sesuai dengan pesanan (rusak).

 

Nota debet merupakan pemberitahuan atau perhitungan yang dikirimkan suatu perusahaan atau badan usaha kepada konsumennya, bahwa akunnya telah di debet dengan

 jumlah nominal tertentu.

Nota debit dibuat oleh pihak pembeli.

3. 5 contoh bukti transaksi intern dan kegunaannya

a. 

Bukti Kas Masuk, yaitu tanda bukti bahwa perusahaan sudah menerima uang secara cash ataupun secara tunai.

b. 

Bukti Kas Keluar, yaitu tanda bukti bahwa perusahaan sudah mengeluarkan uang tunai, seperti misalnya pembayaran gaji, pembelian dengan tunai, pembayaran utang ataupun pengeluaran-pengeluaran lainnya.

 

c. Memo, yaitu bukti pencatatan antar bagian maupun manager dengan bagian-bagian yang ada di lingkungan perusahaan

d.  Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensasi-kompensasi yang paling besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Dan bagi karyawan ini merupakan nilai hak dari prestasi mereka, juga sebagai motivator dalam bekerja. Sedangkan

bagi perusahaan jasa, gaji dan upah merupakan komponen biaya yang mempunyai dampak besar dalam mempengaruhi laba, sehingga harus terus menerus diawasi pengelolaannya. Istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan. Istilah

upah (wages) biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun tidak terdidik. Tarif upah biasanya diekspresikan secara mingguan atau perjam.

 

e.  Laporan Laba Rugi

Laporan laba rugi merupakan laporan yang memiliki fungsi untuk menyediakan atau menganalisasi perkembangan perusahaan kedepannya yang di lihat dari seberapa besar kemampuan perusahaan untuk dapat menghasilkan laba sesuai dengan kurun waktu yang di tetapkan sesuai dengan manfaat akuntansi.  Laporan ini penting di miliki oleh semua perusahaan yang berkembang dan maju. Dengan adanya laporan laba rugi ini maka perusahaan dapat mengambil suatu keputusan untuk kemajuan perusahaan. Dalam laporannya pembuatan laporan laba rugi ini ada di buat setiap seminggu, sebulan dan

semester serta setahun. Semuanya di laporkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk menilai kinerja selama periode waktu tertentu.

Sumber